En este artículo vamos a explorar qué es un softphone, cómo funciona, qué requisitos son necesarios para utilizarlo, y las ventajas que ofrece, especialmente en su versión basada en la nube. Además, contaremos un poco de la historia detrás de esta tecnología para que puedan entender cómo ha evolucionado para convertirse en una herramienta indispensable en el mundo de los negocios y la comunicación moderna.
¿Qué es un softphone y cuáles son sus características?
¿Qué es un softphone?
Se trata de una combinación de las palabras inglesas “software” y “telephone“. Un softphone es un software basado en en los sistemas de Voz sobre IP (VoIP) que permite realizar y recibir llamadas utilizando una plataforma o una aplicación web, sin la necesidad de un teléfono de escritorio.
Un softphone tiene todas las funcionalidades que tiene un teléfono fijo de escritorio, con la ventaja de que no hay que invertir ni en la compra del equipo, ni en el pago de licencias. Además dependiendo de la solución que elijas, se utiliza completamente en la nube, lo que lo hace accesible desde cualquier parte del mundo con conexión a internet. Esta es la razón por la que el trabajo remoto fue posible y cada vez más empresas optan por tener a sus empleados trabajando desde sus casas.
¿Qué funciones hacen que el softphone sea tan útil?
- Se trata de un software o app que permite utilizar tu teléfono tradicional desde el móvil, tablet, PC o notebook.
- A través del softphone se pueden hacer y recibir llamadas como si se tratase de un teléfono fijo.
- Existen softphone para todo tipo de celulares y sistemas operativos: iPhone, Android y Windows Phone. Y están disponibles para Mac, Windows y Linux.
Ventajas de utilizar un softphone VoIP
Las principales ventajas de utilizar un softphone, frente a un teléfono IP, son el ahorro y la movilidad:
- Ahorro: Muchos softphones son gratuitos, evitando gastos iniciales en compra de teléfonos IP.
- Movilidad: Permite hacer y recibir llamados en tu interno sin importar la ubicación geográfica. El hecho de contar con tu interno descargado en el celular, tablet y/o notebook permite trabajar desde el lugar que se elija.
¿Cómo funciona un softphone?
- El softphone se configura con los datos de la línea que proporciona el operador telefónico o el interno de la central virtual.
- Una vez configurado, se registra a través de Internet con el operador Voip.
- En cuanto se conecta, ya se pueden hacer y recibir llamadas a través del softphone.
- Se pueden atender llamadas desde el softphone y se pueden realizar llamadas salientes como si estuviera utilizando el teléfono de escritorio.
¿Qué es necesario para utilizar un softphone?
- Conexión a Internet: Los softphones funcionan con telefonía IP, por lo que es indispensable disponer de una conexión a Internet, ya sea por WiFi, 4G, 5G o cualquier otro tipo de conexión.
- Operador telefónico Voip: Empresa de telecomunicaciones que brinde el servicio de telefonía IP y proporcione numeración o que permita la portabilidad de las líneas actuales de la empresa.
- Dispositivo para usar la aplicación. Es necesario descargar una aplicación en el dispositivo que vayas a utilizar ya sea el celular smartphone, una tablet, la computadora de escritorio y/o la notebook. En Anura tenemos nuestro propio softphone, lo llamamos “panel de usuario” o “aphone”; es un software que no sólo incluye el softphone para hacer y recibir llamados, sino un panel que en función a los permisos otorgados por el administrador de la Central en la nube, le permite al usuario hacer algunas configuraciones relacionadas con modificar los planes de llamada, escuchar grabaciones, acceder y cargar una agenda de contacto entre otras opciones. Está disponible en sus versiones para la Web, PC y Celular SmartPhone.
Ventajas del softphone basado en la nube
Movilidad y trabajo remoto
La principal ventaja del softphone basado en la nube es que no está asociado a una ubicación geográfica. Por eso, si la empresa cuenta con una central telefónica en la nube, pueden estar todos o parte de los empleados trabajando desde sus casas siempre que cuenten con una buena conexión a internet. También permite la posibilidad de trabajar desde casa para puestos que, de otra forma, solo serían de oficina, como en el caso de los empleados de call center. Incluso es muy frecuente hoy ver empresas que optan por la modalidad híbrida, tan de moda hoy, sólo yendo algunos días a la oficina.
No hay dudas de que la nube vino a facilitar el trabajo remoto, que las empresas puedan ahorrar en alquiler, y todos aquellos gastos asociados a tener una oficina con el beneficio para los trabajadores de bajar los costos mensuales de traslado y comida.
Integraciones
Por otro lado, otra de las grandes ventajas es la posibilidad de integrarse con otras herramientas en la nube tipo CRM o sistemas de tickets para poder contar con todas las llamadas registradas dentro de la plataforma automáticamente, y de esta manera poder hacer seguimiento de la gestión de cada cliente.
Grabaciones de llamadas
Permiten automatizar la descarga de los archivos de audio y almacenarlas o compartirlas en la nube que utilice cada cliente. Esto puede resultar muy útil en procesos como los de control de calidad o entrenamiento.
Seguridad
Las comunicaciones de voz sobre las líneas telefónicas son muy simples de interceptar; una simple intervención en cualquier punto desde el domicilio del cliente hasta la central telefónica, vuelve a la telefonía tradicional muy vulnerable, de ahí el término comúnmente usado: “teléfono pinchado”. Este tipo de interceptación no requiere de equipos sofisticados. Un teléfono analógico con un par de cobre es suficiente. Y los hay con un grabador para almacenar todas las comunicaciones.
En cambio, para el caso de la Voz sobre Internet, se vuelve más complejo. Ya que si bien, se pueden capturar los paquetes que viajan por Internet, si los mismos están encriptados, será imposible su interpretación. El alcance de la seguridad en las comunicaciones que se realizan a través del softphone, está dada por el nivel de seguridad aplicado por el proveedor del servicio de telefonía. Cuando utilizamos un softphone con el servicio telefónico de un operador que ofrece encriptación de audio, como es el caso de Anura, esas comunicaciones no podrán ser interceptadas.
Un poco de historia
La tecnología de voz sobre IP nace en los 70 como un experimento para la ARPANET (el antecesor de Internet). Con el crecimiento de Internet y nuevas técnicas de digitalización de voz, se creó un entorno para transmitir la voz sobre IP. Esta tecnología inicialmente se usó para reducir costos en transporte internacional y luego se migró a aplicaciones privadas y públicas.
En 1995, un grupo de estudiantes en Israel creó la transmisión de voz a través de redes IP y ese mismo año Vocaltec anunció el lanzamiento del primer Softphone que llamaron «Internet Phone Software». El software funcionaba comprimiendo la señal de voz, convirtiéndola en paquetes de voz que eran enviados por Internet, la comunicación era de PC a PC.
En 2003, Jan Friis y Niklas Zenntrom crearon Skype, un softphone gratuito fácilmente instalable en cualquier PC que puede atravesar todos los firewalls y routers inclusive los corporativos y que se propagó rápidamente.
Cómo esta tecnología te permite trabajar desde cualquier lugar y con total seguridad e integración en la nube
En síntesis, si comparamos un teléfono de escritorio con un softphone vemos que podemos trabajar desde cualquier lugar, no necesitamos cableado pues lo podemos usar en sus versiones de PC, notebook, web y en el celular. Es más seguro y podemos usarlo integrado con otras aplicaciones en la nube. Si aún no has probado el Softphone, ¡te invitamos a que lo hagas y experimentes sus múltiples beneficios!
En el siguiente artículo veremos cuáles son las diferencias entre un softphone libre y el Panel de Usuario de Anura que permite que el usuario pueda administrar su interno además de cumplir con la función de softphone para hacer y recibir llamadas. Te contaremos en detalle por qué creamos una aplicación que es mucho más que un softphone tradicional.